Durchgängig digital: Von der Bestellung bis zur Ablage

Viel Papier, viel Zeit, viel Aufwand – Beschaffungsprozesse sind in den kommunalen Verwaltungen häufig ein ziemlich komplexes Unterfangen. Von der Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung über den Rechnungseingang, die Rechnungsbearbeitung und Anordnung bis zur Ablage in einem Ordner. Hierfür ist nicht nur viel händische Arbeit notwendig; gleichzeitig wird eine Menge Papier erzeugt. Ein Prozess, der durch eine durchgängige Digitalisierung weitaus komfortabler und effizienter abläuft.

Dafür stehen im Finanzwesen beispielsweise Lösungen wie der integrierte Rechnungsworkflow für die Rechnungsprüfung und Anordnung, der eRechnungsmanager das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern von eRechnungen und die Elektronische Akte zur Ablage und Recherche zur Verfügung. Komplettiert wird diese Prozesskette mit einem vorgelagerten Bestellworkflow. 

Papierlos geht die Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung über das Modul Bestellworkflow in den Genehmigungsprozess und eine Bestellung wird generiert. Die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen findet im integrierten Rechnungsworkflow statt. Letzter Schritt der Prozesskette ist die Ablage des digitalen Dokuments in der elektronischen Akte, optional im Hintergrund physisch in einem DMS- oder Archivsystem.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Höhere Prozesstransparenz – Digital nachvollziehbare Laufwege und Genehmigungsprozesse
• Höhere Prozessgeschwindigkeit – Keine Medienbrüche und schnelles Auffinden von aktiven wie abgeschlossenen Prozessen
• Höhere Prozesssicherheit – Sofortige Mittelreservierung durch die Integration in Infoma newsystem und Berücksichtigung formaler Genehmigungsstufen und Berechtigungen.